Los presupuestos son la mejor herramienta de planeación y control que existe para cualquier actividad personal o empresarial.  El diseñar un plan de ingresos y gastos para un periodo futuro nos ayuda a organizar las acciones a implementar en pro de nuestro objetivo final.

Los presupuestos no son actividades de grandes empresas, esta herramienta aplica a toda actividad que tiene un flujo de dinero (ingresos y egresos), ya sea únicamente nuestro presupuesto familiar, o la planeación de una famiempresa, micro, pyme o gran empresa; que aunque parezca algo complicado de realizar en realidad es muy sencilla su aplicación y sus beneficios se muestran en la medida que la realidad de la ejecución de recursos sean muy similares a los presupuestos establecidos.

La palabra presupuesto significa  suponer antes de ejecutar y obviamente como es un supuesto en el momento de la ejecución puede tener desviaciones, sin embargo entre menor sea esa desviación, el presupuesto tendrá un mayor éxito en el resultado final.

 

¿Para que presupuestamos?

Periodicamente es necesario tener metas de crecimiento y sostenibilidad y para el logro de estas metas es importante poder proyectar cuales van a ser los ingresos a recibir, cuales los costos y los gastos y finalmente cual será la utilidad que se quiere lograr en un periodo determinado sea día, mes, semestre o año. Por lo tanto si se quiere lograr estas metas de crecimiento y sostenibilidad es necesario tener un método cuantitativo que nos mida el logro del objetivo y para este caso los presupuestos son el mejor indicador.

 

¿Que presupuestamos?

La proyección del movimiento de cualquier negocio se mueve a través del flujo del dinero, lo que ingresa por las ventas se utiliza para cubrir los egresos conformado por los gastos, costos, impuestos e inversiones que realizamos. Si posteriormente resulta un saldo de dinero a favor esta sería la utilidad de cada periodo.

Por lo anterior lo que se presupuesta es un estado de resultados o PYG (estado de pérdidas y ganancias), en periodos iguales de tiempo ya sea diario, semanal, quincenal, mensual, semestral o anual. Por lo general el presupuesto se hace por un año y en periodos de tiempo mensual para tener un estándar del movimiento de los recursos.

 

¿Como diseñar un presupuesto?

Para diseñar un presupuesto primero se parte de datos reales de una operación empresarial o personal de los últimos periodos, pueden ser el ultimo año en periodos mensuales, se registra el comportamiento de los ingresos obtenidos mensualmente durante el último año, seguido de los costos directos de operación, luego los gastos tanto operacionales como administrativos, los gastos laborales si tenemos empleados y por ultimo la utilidad operacional obtenida en el periodo de análisis.  Esto quiere decir que registramos los estados de resultado o pyg del ultimo año.  Hay que tener encuenta que es necesario registrar absolutamente todos los ingresos y gastos de esta manera la creación del presupuesto del periodo siguiente va a ser mucho mas exacta.

 

Presupuesto de ingresos:

Con esta información iniciamos a revisar los ingresos, cual es nuestra meta de crecimiento para el siguiente año, como se va a comportar el mercado y cuanto será el incremento de los precios que manejamos en nuestros productos o servicios; como será el comportamiento del mercado en los siguientes meses cuales tendrán un buen crecimiento o cuales serán bajos, que elementos coyunturales nos afectarán como fechas especiales, vacaciones, temporadas, etc.

Una vez analizadas estas variables realizamos un plan de ingresos mensuales para el siguiente año incrementado en todas las variables analizadas y reduciendo en los posibles periodos en que nuestras ventas caen.  Es muy importante tener en cuenta nuestro objetivo de ventas cuanto queremos llegar a vender y si tenemos ya una estrategia clara para lograr este objetivo.  Al involucrar un valor de crecimiento por meta de ventas convertimos el presupuesto de ingreso en una meta u objetivo de ventas y crecimiento.  Si no tenemos en cuenta en nuestro presupuesto de ingresos esta meta de ventas, este será solamente un elemento de control del comportamiento del mercado natural.

Es importante presupuestar todos los posibles ingresos a tener como ventas directas e indirectas, servicios adicionales y posibles ocacionales.  Sin embargo en el momento de presupuestar ingresos tenemos que tener una política muy conservadora, no exagerar en nuestros planes de ventas y analizar muy bien el comportamiento externo que nos podrá afectar el logro de los objetivos de ingresos.  Es mejor que los ingresos reales superen el presupuesto y no al revés que los ingresos reales estén por debajo del presupesto ya que esto afectará directamente nuestra utilidad.

 

Presupuesto de egresos

Este punto es muy importante para el logro del objetivo es necesario listar la totalidad de todos los egresos que tendremos basados en los datos históricos reales de los periodos anteriores, a diferencia de lo conservador de los ingresos es mucho mejor que los egresos reales siempre estén por debajo de los presupuestados, por tanto es importante incluir la totalidad de las posibles salidas de dinero que tendremos a lo largo de todo el periodo presupuestado.

Para lograr esto debemos clasificar los egresos en varios grupos:

  • Costos directos variables de materias primas e insumos
  • Costos laborales directos fijos y variables.
  • Costos fijos directos operacionales.
  • Gastos administrativos directos
  • Gastos generales
  • Costos financieros, impuestos menores, obligaciones legales y fiscales locales.
  • Imprevistos (calculo porcentual de los ingresos)
  • Provisiones, depreciaciones,diferidos

Esta es solamente una lista de clasificación pero cada empresa o persona la diseña de acuerdo a su estructura contable.

Una vez se han clasificado todos los egresos posibles, se revisan los incrementos en precios de acuerdo a la inflación u otros factores como devaluación en el caso de importaciones, políticas de precios, escases, clima o cualquier factor que pueda generar un mayor costo.

Para la proyección de los costos laborales hay que tener en cuenta el posible incremento en el salario mímino, auxilio de transporte y la política prestacional vigente;  para salarios superiores al mínimo revisar la política de incrementos de la organización ya sea general o por rangos de cargo o salario.

A los costos históricos se les aplican estos posibles incrementos y se proyectan en periodos mensuales a lo largo del siguiente año,  teniendo en cuenta coyunturas especiales como temporadas o políticas económicas.

Los costos variables se calculan teniendo en cuenta el costo unitario de cada uno de los productos o servicios multiplicado por la cantidad definida en la meta de ventas en cada periodo de esta manera el costo variable queda enlazado a la proyección de las ventas.

Si se van a realizar compras de activos se debe tener en cuenta el valor de la depreciación y los gastos financieros por amortización si se adquieren a través de créditos o leasing.

Las inversiones como tal se deben presupuestar pero no hacen parte del pyg proyectado ya que su retorno se logra a través de la utilidad del negocio, pero si deben presupuestarse en el flujo de caja, ya que  hay que tenerlo en cuenta para saber en que fechas y que montos se realizarán las inversiones.

Si se tiene pensado realizar créditos o apalancamientos financieros es importante incluir el costo financiero generado por los intereses en cada periodo.

Si se realizan pagos periódicos legales o fiscales como registros, industria y comercio, avisos y tableros, sayco, IVA, etc.  es necesario incluir dentro de los gastos todos estos costos legales y fiscales.

Sin existen planes de expansión, traslados, apertura de sedes o cualquier otra actividad que generen gastos especiales y puntuales en alguna fecha planeada es importante incluirlos en los gastos y tenerlos en un ítem independiente a fin de modificarlo si el proyecto se retrasa o adelanta.

Una ves se proyectan tanto los ingresos como los egresos, se tiene una utilidad teórica en cada periodo que será nuestra meta mínima a lograr como un indicador de cumplimiento.

 

¿Los presupuestos se modifican?

Durante el tiempo proyectado es muy importante definir modificaciones al presupuesto; por ejemplo si se proyecta un año en periodos mensuales cada tres meses o cuatro meses ser revisa el cumplimiento, se revisan las desviaciones o situaciones especiales que se pueden presentar tanto para los ingresos como para los egresos y se ajusta nuevamente el presupuesto a fin de que cada ves sea mas igual a la realidad de la operación.

Es importante tener en cuenta que estos ajustes al presupuesto deben realizarse por condiciones externas que afectan los resultados mas no por una mala gestión interna de nuestra estrategia de ventas y control de costos y gastos.  Si no hemos logrado el presupuesto de ventas, este no se puede reducir o modificar, lo que se debe hacer es diseñar estrategias para lograr cumplir la meta.  Lo mismo en los costos y gastos si se tienen costos y gastos por encima del presupuesto este no puede ser modificado, lo que se

 

¿Como controlar a través de los presupuestos?

Periódicamente (puede ser mes a mes) comparo los resultados reales de mi operación con el presupuesto y analizo las desviaciones generadas, de esta manera no sólo se convierte en una meta sino en un indicador de control que me muestra que tanto estoy logrando la meta final.  Con este resultado periódico se pueden diseñar estrategias de corto plazo orientadas a alcanzar y sobrepasar el presupuesto de ventas y a estar por debajo del presupuesto de egresos (costos y gastos) y optimizar los recursos de manera eficiente.

El tener una política de presupuestos nos ayudaran no solo a conocer el comportamiento futuro de nuestro negocio, sino también a controlarlo y generar estrategias para el logro de los objetivos, de esta manera se convierten en una herramienta fundamental para el sostenimiento y crecimiento de los negocios.

 

Franklyn Malo B.
Ingeniero Industrial, especialista en Administración Financiera.
Asesor Organizacional.
AUGE “Auto Gestión Empresarial”.
Email:
fmalo@msn.com
Cel. 323 3591557