A nivel contable y gerencial existen muchas definiciones aclarando que es costo, que es gasto y que es inversión, estas definiciones se vuelven tan complejas que terminan dejando a quien investiga como al principio sin conocer realmente sus diferencias.

Lo primero que tenemos que preguntarnos es cuál es el objetivo de clasificar o separar los egresos en estos tres conceptos y de esta manera podremos entender, organizar y clasificar sus costos,  gastos e inversiones de acuerdo a sus necesidades, pero conservando la normatividad contable.

 Que son los Egresos en una Organización empresa o negocio:

Los egresos son todas las salidas de dinero de nuestra organización destinado al funcionamiento del mismo.  Supongamos que nuestra empresa es un gran sistema donde ingresan recursos diversos (materias primas, insumos, mano de obra, tecnología, información, etc.),  dentro de este sistema se transforman estos recursos y salen finalmente productos y servicios que entregamos a nuestros clientes.

De manera inversa el cliente paga un valor económico (dinero) por el producto o servicio adquirido y este valor ingresa de nuevo a nuestro sistema,  así mismo con este valor pagado el sistema paga también todos los recursos que utilizó para la elaboración del producto a cada uno de los proveedores (empresas y personas) con los cuales adquirió estos productos y servicios (recursos).

Cuando el sistema (empresa o negocio) está iniciando o tiene un nuevo proyecto de expansión no dispone aún del dinero generado por las ventas a los clientes, pero si requiere pagar a sus proveedores por los recursos utilizados y adquirir gran cantidad de activos fijos (planta, bodegas, equipos, vehículos, sistemas, terrenos, locales, etc.), con los cuales va a transformar los recursos. Por tanto los socios o propietarios aportan un capital inicial para cubrir estas actividades.

Todos estos dineros con los cuales adquirimos los recursos y compramos los activos se denominan Egresos ya que salen del sistema para otras empresas o personas.

  1. Porque clasificar los egresos:

Debido a que unos egresos van a cubrir los recursos necesarios y otros van a comprar bienes activos fijos (propiedades, equipos, muebles, vehículos, sistemas, etc). Se hace necesario clasificarlos de acuerdo al tiempo que se requiere para recuperar el dinero pagado con las ventas del negocio.  Así mismo cada egreso tiene una aplicación distinta y si se logra conocer al detalle y controlar la aplicación de estos dineros se podrá saber dónde tenemos que mejorar, ya sea negociando con proveedores, optimizando la utilización de los recursos o buscando métodos que nos hagan eficientes en el trabajo, por tanto si los tenemos clasificados podremos tomar las medidas para cada caso en particular.

  1. Que son las inversiones

Denominamos inversiones a los egresos que van a ser utilizados para la compra de Activos Fijos y otros Recursos que se requieren para poner en funcionamiento o ampliar nuestro negocio y que no los podemos recuperar en el corto plazo sino a lo largo del tiempo.  Si son activos fijos estos no se consumen como la materia prima o tienen una salida continua como las nóminas,  si no que su vida útil es de varios años y la empresa los utilizará por mucho tiempo hasta que su vida útil se termine por deterioro u obsolescencia.  La recuperación de estos recursos se hace a través de las utilidades del negocio.

Así mismo requerimos de un capital o recurso monetario para poner a funcionar nuestra empresa mientras se empieza a recibir el dinero suficiente de las ventas de productos y servicios del mismo negocio, se va a requerir de un recurso monetario por lo menos hasta que la empresa llegue a sus punto de equilibrio (las ventas cubran todos los costos y gastos por lo menos).  Estos dineros es lo que se denomina “Capital de Trabajo” y se calcula presupuestando todos los gastos y costos que se generen hasta que los ingresos de las ventas puedan cubrir estos egresos.  Cuando recibimos los dineros generados por las ventas los vamos a necesitar para producir nuevos productos y servicios por tanto el capital de trabajo no lo podemos recuperar de inmediato sino en el largo plazo derivado de las utilidades que genere el negocio.

Por tanto una INVERSIÓN son recursos monetarios que se van a destinar en adquirir activos y recursos que se recuperan en el largo plazo y de las utilidades generadas por el negocio o empresa.

      1. Que son los Costos:

Cada vez que elaboramos un producto o servicio destinamos una cantidad de recursos de todo tipo unos que van directamente a ser utilizados en la fabricación del producto (materias primas, insumos, empaques, horas hombre de producción, energía, suministros) y otros que van al sostenimiento y mercadeo del negocio (arriendos, servicios públicos, aseo, vigilancia, comercialización, mano de obra administrativa, equipo de ventas, correos, papelería, impuestos menores).

A los egresos que se generan para obtener los recursos que van a ser utilizados directamente en la elaboración de cada uno de los productos y servicios son los que denominamos COSTOS; en ese término de ideas son el valor de las materias primas que utilizamos para elaborar cada producto, el valor de las horas hombre que utilizamos tanto para la fabricación como el empaque del producto, los insumos, combustibles, lubricantes, aceites, refrigerantes y demás elementos que hacen parte de la elaboración del producto.

En el momento en que vendemos en el mercado el producto e ingresa el dinero al sistema estamos recuperando inmediatamente el valor de estos recursos utilizados por tanto su recuperación es inmediata y depende de la venta de cada producto.

Por tanto COSTO, es todo egreso que se utiliza para la elaboración directa de cada producto o servicio y su recuperación es de corto plazo dependiendo de cada venta que realicemos del producto o servicio.

      1. GASTOS

Los gastos en una organización o empresa son los egresos que se destinan a pagar los recursos y servicios que se requieren para el sostenimiento general del negocio o empresa y para la comercialización de sus productos o servicios. No están relacionados con cada producto que se elabora sino con la generalidad del negocio por tanto encontramos todos los gastos de sostenimiento como arrendamientos, servicios públicos, nomina administrativa y comercial, transportes, fletes, acarreos, correos, comunicaciones, papelería, publicidad, promociones, gastos de representación, atenciones, comisiones de vendedores, servicios de aseo, vigilancia, leasing, renting, asesorías, eventos, capacitación, etc.

Estos egresos no tienen relación directa con la elaboración del producto pero si son necesarios para ofrecer, comercializar, vender y administrar el negocio.  Por lo general estos gastos se manejan por periodos de tiempo determinado (mensual, semanal, quincenal, etc) y su recuperación se realiza de las ventas generadas totales durante el periodo que se haya definido, por tanto su recuperación es de corto plazo y depende de las cantidades totales vendidas en el periodo.

Como vemos estas tres clasificaciones de los egresos (costos, gastos, inversiones), tienen unas connotaciones diferentes y unas condiciones de plazo y recuperación diferentes por tanto los planes de mejoramiento y optimización son distintos para cada clasificación y de allí la importancia de registrarlos separadamente y tenerlos definidos.

Franklyn Malo B.
Ingeniero Industrial, especialista en Administración Financiera.
Asesor Organizacional.
AUGE “Auto Gestión Empresarial”.
Email: 
fmalo@msn.com
Cel. 323 3591557
Imagen Diseñado por Freepik