Las Pymes en su proceso de crecimiento, son afectadas por una gran cantidad de sobrecostos que no son fácilmente medibles y que no hacen parte de los costos directos bien conocidos y controlados por los dueños o administradores de las organizaciones.

Es así como un gran número de empresas son muy eficientes cuando son pequeñas, pero en el momento en que inician su crecimiento, paradójicamente su porcentaje de utilidad disminuye y en muchos casos la Pyme llega a desaparecer.

Los administradores de estos negocios conocían muy bien los procesos de producción y venta,   los costos de materia prima, los costos de mano de obra y sabían muy bien el nivel de utilidad y rentabilidad sobre la inversión, los proveedores y los clientes;  entonces ¿por qué sucede este fenómeno?.

En todas las empresas, negocios o procesos productivos existe una gran cantidad de costos indirectos y marginales que, aunque no hacen parte estructural directa de los productos o servicios que se comercializan, se generan cada vez que se planea, diseña, compra, procesa, almacena, distribuye y vende un producto o servicio.  En una empresa muy pequeña estos costos son casi despreciables en su medida porcentual al precio de venta, pero que al incrementarse su producción estos también se incrementan proporcional o exponencialmente y si no son claramente definidos, medidos y controlados,  pueden generar grandes costos que difícilmente se cuantifican en los procesos comunes de una pyme.

Estos costos se catalogan dentro de los gastos indirectos, insumos, fungibles, energía, combustibles, lubricantes,  transportes, fletes, empaques, embalajes, costo de almacenamiento, herramientas de trabajo, gastos de mercadeo, venta, publicidad, administrativos, gastos de toda clase de insumos de papelería, papelería impresa,  arriendos, intereses de créditos, costos financieros bancarios, bonificaciones, gastos personales de los socios, gastos de representación, impuestos menores, servicios profesionales y técnicos,  mantenimiento, repuestos, caja menor, alimentación, publicidad, promociones, descuentos, muestras, patrocinios, costos de mala calidad, reprocesos, sobrantes, residuos y mermas, etc., etc. etc.

En la medida que una pyme crece muchos de estos costos que antes no existían o eran despreciables se convierten en costos significativos que afectan el negocio, el flujo de caja y la utilidad neta de las empresas.

Generalmente las empresas controlan el costo variable o costo de venta y los gastos generales que conocen y que tuvieron en cuenta en la definición de los precios, pero no se pueden detectar fácilmente los costos indirectos, marginales o de mala calidad;  el definir un porcentaje de costos marginales puede elevar mucho el precio de los productos y no ser competitivos en el mercado.

Realicemos un barrido rápido a lo largo de toda la cadena productiva para analizar que costos marginales pueden generarse y como los podemos medir y controlar:

Iniciando con las materias primas, cuando las empresas transforman para producir bienes, estas generan recortes, sobrantes, materia prima que no cumple, materiales que se dañan durante la producción, o que se vencieron al durar mucho tiempo almacenado y si tenemos gran cantidad de materiales en almacen se genera un costo de sostenimiento de este inventario ya que se utilizan recursos como energía, mano de obra y mantenimiento para preservar las materias primas almacenadas. Si no tenemos estándares para negociar con nuestros proveedores posiblemente compramos a precios bajos pero gran cantidad de esta mercancía sale dañada o hay que regresarla y se generan transportes y tiempos perdidos en planta o en su defecto hay que dar de baja o perder estas materias primas, en otros casos como los insumos utilizar mayor cantidad de insumo para una misma producción lo que genera un mayor costo directo.

Durante los procesos de transformación o elaboración de productos y servicios tenemos los costos generados por mantenimiento de equipos e instalaciones que si están controlados son menores pero si no el deterioro por uso o mal manejo nos genera costos de reparaciones, daños en materias primas o productos en proceso y tiempos muertos de operación. Del mismo modo si el recurso humano no es eficiente y su rendimiento es bajo tenemos un mayor costo de producción por unidad, de otra parte hay que invertir en capacitación, entrenamiento y clima organizacional para la motivación del equipo de trabajo o exponerse a costos por rotación, procesos de selección, reinducciones constantes, dotación, exámenes, etc.

Si los empaques no son de la calidad adecuada se puede alterar o dañar el producto y perdemos el costo de un producto terminado que incluye materiales, mano de obra  y gastos de operación.  Podemos tener sobrecostos por consumo de energía (electricidad, gas).

Ahora en los canales de distribución también podemos tener costos marginales por combustibles, honorarios adicionales, servicios, peajes, multas, reparaciones, mantenimiento de instalaciones, personal de distribución adicional, embalajes, cargues y descargues y muchos mas.

Sin hablamos de la relación directa con nuestro cliente y la venta de productos y servicios pueden generarse costos de mala calidad generados por quejas o devoluciones para las cuales tenemos que entregar un nuevo producto, regresar el dinero o retribuir con otros beneficios adicionales al cliente, todo esto genera tanto costos directos como indirectos.

Cuando no hay un control estricto en los gastos administrativos, comerciales y de representación estos se pueden elevar y superar el margen de contribución de los productos y servicios,  afectando directamente la utilidad.

Los impuestos menores que se generan y no se han aplicado correctamente afectan directamente la utilidad,  el manejo de créditos y pasivos genera costos financieros, intereses, moras y demás sobrecostos que por lo general no se incluyen en una estructura.

La mejor solución de controlar estos imprevistos y costos marginales, parte del conocimiento total del cliente, el producto y los recursos, registrar por escrito absolutamente todas las transacciones relacionadas con la empresa, analizar si cada costo no presupuestado es coyuntural, temporal o se convierte en un costo fijo, generar estrategias para optimizar recursos y maximizar las ventas, reducir al máximo el nivel de inventarios y tener programas de mantenimiento preventivo, lo mismo que provisiones que ayuden a mitigar los costos marginales. Otra herramienta que utilizan las organizaciones es implementar un programa de gestión integral de calidad o obtener otros ingresos no operacionales ya sean financieros o por negociaciones con clientes o proveedores.

Lo mas importante es registrar, analizar y establecer un plan de trabajo para optimizar o eliminar estos costos marginales e intangibles.

Franklyn Malo B.
Ingeniero Industrial, especialista en Administración Financiera.
Asesor Organizacional.
AUGE “Auto Gestión Empresarial”.
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